Как организовать рекрутинг "на удаленке"

В период карантина большинство компаний уходят в онлайн формат и работают удаленно. Несмотря на замораживание многих проектов и уменьшения количества заявок на подбор персонала, рекрутеры продолжают работать с соискателями и компаниями. Формат удаленной работы имеет свою специфику и особенности.

Сложности перехода HR-менеджера на удаленку

Онлайн формат рекрутинга имеет свои особенности:

• Отсутствует возможность личных встреч с кандидатами. Чтобы хорошо изучить соискателя на вакансию и определить его достоинства и соответствие нужно провести с ним обстоятельное собеседование. Если личная встреча невозможна, необходимо использовать программы для онлайн конференций (при необходимости присутствия более 2 участников). Подходят также приложения Skype, Viber, WhatsApp и другие программы, поддерживающие формат видеосвязи.
• Усложняется поиск новых клиентов на подбор персонала. В кризисное время спрос снижается, и конкуренция между рекрутинговыми компаниями увеличивается. Это ведет к повышению затрат на продвижение. Нужно обязательно вести воронку продаж по новым и текущим клиентам, отслеживать конверсию и постоянно работать над повышением конвертации потенциальных заказчиков в реальных клиентов.
• Необходимо обеспечить должный уровень контроля персонала. Для этого в системе ATS настраивается постановка задач и отображается их выполнение. В отчетах эффективности сотрудников строится воронка кандидатов, которую можно анализировать по всем этапам, воронка по новым и постоянным клиентам, которая оценивается по скорости закрытия вакансий. Проводится изучение проблемных мест (там, где воронка начинает резко сужаться, конверсия является низкой), что позволяет улучшить показатели работы рекрутеров.
• Для общения и обсуждения рабочих задач проводятся ежедневные короткие совещания. Обсуждение рабочих процессов и текущих задач лучше осуществлять примерно в одно и то же время (это дисциплинирует персонал, настраивает на рабочую атмосферу). Коллективный видеочат повышает мотивацию людей, является психологической поддержкой.

Плюсы и минус удаленного рекрутинга

Удаленная работа имеет много плюсов. Не нужно тратить время и деньги на то, чтобы добраться до офиса, можно работать в комфортных домашних условиях или любого другого места, где есть интернет. Остается больше времени на родных и близких. К преимуществам также относится большой охват регионов. Можно подбирать кандидатов в Москве, работая в Санкт-Петербурге или другом городе.

К минусам можно отнести отсутствие личных встреч с клиентами и соискателями, проведения офисных рабочих совещаний с руководством и коллегами. Нужно также организовать полноценное рабочее место в домашних условиях, привыкать к тому, чтобы «включаться» в рабочий режим даже дома. Многие работники предпочитают работать в команде, учиться друг у друга, лично общаться и советоваться с коллегами, и первое время им тяжело работать в самоизоляции.

Как организовать удаленную работу рекрутера

Чтобы организовать рабочее место дома, нужно обустроить для себя «рабочий кабинет». Потребуется компьютер или ноутбук, который подключен к интернету, объединен в локальную сеть с коллегами (если есть необходимость пользования общими файлами и папками).

При удаленном формате работы рекомендуется использовать ATS платформу. Это программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать бизнес-процессы, оптимизировать взаимодействия с клиентами, работу по привлечению кандидатов.

Как проходит типовой рабочий день рекрутера на удаленке:

• Рабочее время оговаривается с руководителем направления или собственником компании. Обычно время работы не отличается от офисного (с 9 до 18 часов). Либо оговаривается свободный график, и оценка проводится исключительно по результатам и достижению плановых показателей по закрытию вакансий, поиску новых клиентов на рекрутинг. Составляется план на день с таймингом.
• В начале и в течение дня HR-менеджер просматривает электронную почту, куда приходят запросы от заказчиков и отклики на размещенные вакансии. Первым делом рекрутер звонит клиентам, уточняет детали по нужным кандидатурам, сроки подбора и другие особенности. Все данные о переговорах и дальнейших задачах заносятся в ATS платформу. По предоставленному от заказчика брифу составляется портрет идеального кандидата с указанием необходимых профессиональных знаний и навыков, образования, опыта работы и других параметров.
• Проводятся онлайн интервью с соискателями на выставленные должности. Для типовых вакансий заранее готовятся шаблоны опросников, которые при необходимости дополняются новыми уточняющими вопросами. По результатам интервью заполняются специальные формы с информацией о соискателях.
• Поиск подходящих кандидатов ведется на крупных порталах с предложениями работы, а также через публикации и рекламу в социальных сетях.
• Для руководителя отдела заполняются отчеты о проделанной работе. Указывается количество звонков клиентам, соискателям, количество проведенных интервью.

Особенности коммуникации с заказчиком при удаленном рекрутинге

В обычном режиме для обсуждения требований к работникам, которых нужно подобрать для компании, HR-специалист лично встречается с заказчиком. При личной встрече можно подробно оговорить все требования, на их основании заполнить бриф. В условиях удаленной работы можно обсуждать детали по телефону, с помощью видеозвонков. В таких условиях клиент составляет бриф по шаблону, присылает его на электронную почту или мессенджер, вместе с другими документами, которые помогут лучше понять специфику деятельности и особенности конкретной компании. По телефону оговариваются требования к профессиональным знаниям и навыкам, личностным качествам, уровень вознаграждения, условия работы, испытательный срок и другие нюансы.

После получения брифа составляется портрет кандидата и рекрутер начинает подбирать людей на открытую вакансию. В базе HR-компаний, чаще всего, есть информация о соискателях, которые присылают свои резюме на корпоративную почту. Чтобы подобрать кандидата, рекрутер просматривает базу резюме, затем размещает информацию о вакансии на различных ресурсах – специализированных порталах, страницах и группах в социальных сетях. Когда попадается кандидат, который может подойти на вакантную должность, рекрутер проводит первое собеседование или же отправляет его резюме заказчику для предварительной оценки. Интервью с кандидатами проводятся по телефону, через приложения-мессенджеры с видеозвонками. Количество собеседований зависит от должности, требований заказчика к кандидатам.

Рекрутер может эффективно работать в удаленном режиме, переводя все бизнес-процессы в онлайн формат. Потребуется организация рабочего места, компьютер с интернетом, интегрированный с ATS платформой, корпоративный телефон, шаблоны и документы для подбора кандидатов по вакансиям. Контроль работы персонала осуществляется путем отслеживания выполнения задач в ATS платформе, проведения рабочих совещаний в формате видеоконференций.